Factur-X : le PDF qui contient une facture en XML

Un seul fichier, deux faces

Factur-X est un format hybride. Techniquement, c’est un PDF/A-3, c’est-à-dire un PDF capable de transporter des pièces jointes. Il réunit deux choses dans un fichier unique :

• La face imprimable : la page que vous voyez à l’écran, avec le logo, le tableau des lignes et les totaux. C’est elle qui va dans le classeur.
• La face structurée : un fichier XML joint, nommé le plus souvent factur-x.xml, qui contient les mêmes informations sous forme de données. C’est elle que les logiciels lisent.

Les deux faces doivent dire la même chose. C’est le principe même du format : une seule facture, deux lectures possibles. Le XML embarqué est écrit dans la syntaxe CII, la même que celle des fichiers CII purs.

Pourquoi le PDF s’affiche mais que les données sont ailleurs

Quand vous double-cliquez sur un Factur-X, votre lecteur fait son travail : il affiche la page. Il n’a aucune raison de vous signaler qu’un fichier de données est attaché derrière. Certains lecteurs proposent un panneau « pièces jointes » ou une icône de trombone, d’autres ne le montrent nulle part.

Vous croyez donc tenir un PDF ordinaire, alors que la partie exploitable est invisible. Cela a une conséquence pratique importante : si vous imprimez le fichier puis le rescannez, ou si vous l’enregistrez depuis un outil qui le réécrit, la pièce jointe disparaît. Il ne reste qu’une image de facture, qui n’est plus une facture électronique.

Gardez donc toujours le fichier reçu tel quel, sans le rouvrir ni le réenregistrer dans un éditeur de PDF.

Comment ouvrir un Factur-X et voir ce qu’il contient

1. Déposez le PDF sur la zone de dépôt. Le XML embarqué est extrait directement, sans passer par un logiciel de PDF.
2. La facture s’affiche à partir des données, et non de la page imprimée : c’est la version que votre comptabilité recevra.
3. Le profil déclaré apparaît en haut — par exemple Factur-X BASIC ou Factur-X EN 16931.
4. Les constats de contrôle suivent, avec les montants concernés.

Si le PDF ne contient aucune facture structurée, vous le saurez tout de suite : c’est alors un PDF classique, une facture imprimée ou scannée, et non une facture électronique au sens du dispositif. Rien n’est deviné à partir de l’image, et aucune reconnaissance de texte n’est tentée.

Les profils : pourquoi deux Factur-X ne se ressemblent pas

Factur-X existe en plusieurs profils, du plus léger au plus complet : MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 — aussi appelé COMFORT — et EXTENDED. Le profil est déclaré à l’intérieur du fichier et s’affiche dès la lecture.

La différence n’est pas théorique. Les profils MINIMUM et BASIC WL ne transportent pas le détail des lignes : ils portent essentiellement des données de synthèse. Si vous cherchez le détail article par article et qu’il n’apparaît pas, ce n’est pas un défaut de lecture — ces informations ne figurent que dans la partie imprimée du PDF.

C’est aussi pour cette raison qu’un même contrôle ne s’applique pas à tous les profils de la même façon : on ne peut pas reprocher à un fichier de synthèse de ne pas détailler ce qu’il n’a pas vocation à porter.

Ce qu’il faut vérifier sur un Factur-X reçu

• Le net à payer : celui des données et celui imprimé sur la page doivent coïncider.
• L’IBAN : c’est la donnée la plus sensible d’une facture. Sa clé de contrôle est vérifiée automatiquement.
• La TVA : pour chaque taux, le montant annoncé doit correspondre à la base imposable.
• La date d’échéance : elle ne peut pas précéder la date d’émission.
• Le numéro de TVA et le SIREN de l’émetteur, dont la structure est contrôlée.

Si vous recevez plutôt des fichiers .xml nus, ce sont des UBL ou des CII. Le comparatif des formats montre en un tableau ce qui les sépare.