Factur-X en ZUGFeRD, de pdf met een factuur erin

U hebt een pdf gekregen die eruitziet als een gewone factuur. Draagt hij het label Factur-X of ZUGFeRD, dan zit er meer in dan u ziet.

Twee namen, één formaat

Factur-X in Frankrijk en ZUGFeRD in Duitsland zijn hetzelfde hybride formaat: een gewone pdf, met daarin een XML-bestand dat dezelfde factuur in gestructureerde vorm draagt.

Het voordeel is duidelijk. Een mens opent de pdf en leest hem zoals altijd; software haalt de XML eruit en boekt de gegevens zonder overtypen. Eén bestand, twee lezers.

In Vlaanderen en Nederland komt u dit formaat minder vaak tegen dan UBL, omdat het Peppol-netwerk hier de gebruikelijke weg is. Het duikt wel op bij Franse en Duitse leveranciers.

Wat er in het onzichtbare deel zit

De ingebedde XML is in de syntaxis CII geschreven. Hij draagt dezelfde gegevens als de gedrukte pagina, maar in velden die software kan lezen: nummer, data, partijen, regels, btw-uitsplitsing, totalen, betaling.

Belangrijk om te weten: de twee delen kunnen uiteenlopen. Niets belet dat een gedrukt bedrag verschilt van het bedrag in de gegevens. Uw boekhouding leest de XML, uw oog leest de pagina. Lekteo toont wat de gegevens zeggen, wat de versie is die telt.

De profielen, van licht tot volledig

Factur-X bestaat in meerdere profielen: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (ook COMFORT genoemd) en EXTENDED. Het profiel staat in het bestand zelf en verschijnt zodra het wordt gelezen.

Het verschil is niet theoretisch. De profielen MINIMUM en BASIC WL dragen geen detail per regel: zij bevatten vooral samengevatte gegevens. Zoekt u het detail artikel per artikel en ziet u het niet, dan ligt dat niet aan het leeshulpmiddel maar aan het profiel dat uw leverancier heeft gekozen.

Hem openen

Leg de pdf neer op de startpagina. De ingebedde XML wordt er rechtstreeks uitgehaald.
De factuur verschijnt op basis van de gegevens, niet van de gedrukte pagina.
Het aangegeven profiel staat bovenaan, en de vaststellingen staan eronder.

Draagt de pdf geen XML, dan zegt Lekteo dat met zoveel woorden. Het gaat dan om een gedrukte of gescande factuur: een afbeelding, zonder bruikbare gegevens.

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik of mijn pdf een Factur-X is?

U ziet het niet aan de buitenkant. Leg het bestand neer: bevat het een gestructureerde factuur, dan verschijnt die met haar profiel. Zo niet, dan krijgt u een duidelijke melding.

Wat als de gedrukte pagina en de gegevens verschillen?

Neem contact op met de opsteller. Voor uw boekhouding en voor de administratie telt het gestructureerde deel. Een verschil tussen beide is een fout die bij de bron moet worden hersteld.

Is ZUGFeRD hetzelfde als Factur-X?

Ja, sinds versie 2.1 zijn de specificaties op elkaar afgestemd. Het gaat om twee namen voor hetzelfde formaat, aan weerszijden van de Frans-Duitse grens.