ZUGFeRD: das PDF, das eine XML-Rechnung enthält

Eine Datei, zwei Seiten

ZUGFeRD — in Frankreich unter dem Namen Factur-X verbreitet — ist ein hybrides Format. Technisch ist es ein PDF/A-3, also ein PDF, das Anhänge tragen kann. Es vereint zwei Dinge in einer einzigen Datei:

• Die Bildseite: die Seite, die Sie am Bildschirm sehen, mit Logo, Positionstabelle und Summen. Sie wandert in den Ordner.
• Die Datenseite: eine angehängte XML-Datei, meist zugferd-invoice.xml oder factur-x.xml, mit denselben Angaben als Daten. Sie ist es, die Software liest.

Beide Seiten müssen dasselbe sagen. Genau das ist der Sinn des Formats: eine Rechnung, zwei Lesarten. Das eingebettete XML ist in der Syntax CII geschrieben — derselben wie bei reinen CII-Dateien.

Warum das PDF erscheint, die Daten aber woanders liegen

Wenn Sie ein ZUGFeRD-PDF doppelklicken, tut Ihr Betrachter seine Arbeit: er zeigt die Seite. Er hat keinen Anlass, Sie auf eine dahinterliegende Datendatei hinzuweisen. Manche Programme bieten einen Bereich „Anlagen“ oder ein Büroklammer-Symbol, andere zeigen ihn überhaupt nicht.

Sie glauben also, ein gewöhnliches PDF zu haben, während der verwertbare Teil unsichtbar ist. Das hat eine wichtige praktische Folge: drucken Sie die Datei aus und scannen sie wieder ein, oder speichern Sie sie aus einem Programm, das sie neu schreibt, verschwindet der Anhang. Übrig bleibt ein Bild einer Rechnung — und das ist keine E-Rechnung mehr.

Bewahren Sie die erhaltene Datei deshalb immer unverändert auf, ohne sie in einem PDF-Editor erneut zu speichern.

So öffnen Sie ein ZUGFeRD-PDF und sehen, was darin steht

1. Legen Sie das PDF auf dem Ablagefeld ab. Das eingebettete XML wird direkt entnommen, ohne Umweg über ein PDF-Programm.
2. Die Rechnung wird aus den Daten aufgebaut, nicht aus der gedruckten Seite: das ist die Fassung, die Ihre Buchhaltung erhält.
3. Oben erscheint das angegebene Profil — etwa ZUGFeRD BASIC oder ZUGFeRD EN 16931 (COMFORT).
4. Danach folgen die Prüfbefunde mit den betroffenen Beträgen.

Enthält das PDF keine strukturierte Rechnung, erfahren Sie das sofort: dann handelt es sich um ein gewöhnliches PDF, eine gedruckte oder eingescannte Rechnung — und nicht um eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Aus dem Bild wird nichts erraten, und es wird keine Texterkennung versucht.

Profile: warum zwei ZUGFeRD-Dateien nicht gleich aussehen

Das Format kennt mehrere Profile, vom schlanksten bis zum vollständigsten: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 — auch COMFORT genannt — und EXTENDED. Das Profil ist in der Datei angegeben und wird beim Lesen sofort angezeigt.

Der Unterschied ist nicht theoretisch. MINIMUM und BASIC WL tragen keine Positionsdetails, sondern im Wesentlichen Summenangaben. Wenn Sie die Einzelpositionen suchen und sie nicht erscheinen, ist das kein Lesefehler — diese Angaben stehen nur im gedruckten Teil des PDF.

Aus demselben Grund greift nicht jede Prüfung bei jedem Profil gleich: man kann einer Summendatei nicht vorwerfen, dass sie nicht aufschlüsselt, was sie gar nicht tragen soll.

Was Sie an einer erhaltenen ZUGFeRD-Datei prüfen sollten

• Den Zahlbetrag: der Betrag aus den Daten und der auf der Seite gedruckte müssen übereinstimmen.
• Die IBAN: die heikelste Angabe einer Rechnung. Ihre Prüfziffer wird automatisch kontrolliert.
• Die Umsatzsteuer: je Steuersatz muss der ausgewiesene Betrag zur Bemessungsgrundlage passen.
• Das Fälligkeitsdatum: es kann nicht vor dem Rechnungsdatum liegen.
• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, deren Aufbau geprüft wird.

Erhalten Sie stattdessen nackte .xml-Dateien, sind das UBL- oder CII-Dateien — im deutschen Umfeld meist als XRechnung. Der Formatvergleich zeigt die Unterschiede in einer Tabelle.