La facture électronique en Belgique

L’obligation est déjà en vigueur

Toute entreprise assujettie à la TVA établie en Belgique doit émettre et recevoir des factures électroniques structurées pour ses opérations B2B depuis le 1^er janvier 2026. Il n’y a pas d’échelonnement par taille d’entreprise : les indépendants et les TPE sont concernés au même titre que les grandes structures.

Trois exceptions seulement : les entreprises en faillite, celles au régime forfaitaire, et celles qui ne réalisent que des opérations exemptées par l’article 44 du Code de la TVA : médecins, dentistes, psychologues et professions assimilées.

Un PDF ne suffit plus. Une facture envoyée en PDF par courriel n’est pas une facture électronique au sens de la loi belge, même signée, même bien présentée. Ce qui compte, c’est la présence de données structurées lisibles par une machine.

Ce que vous recevez concrètement

Le format imposé est Peppol BIS Billing 3.0. Derrière ce nom se cache quelque chose de très concret : c’est de l’UBL 2.1, c’est-à-dire du XML, aligné sur la norme européenne EN 16931.

Autrement dit, le fichier qui arrive dans votre boîte est un .xml qui n’affiche que des balises quand vous double-cliquez dessus. Ce n’est pas une erreur de votre fournisseur, ni un fichier corrompu : c’est exactement ce que la loi lui demande d’envoyer.

Peppol BIS n’est pas un quatrième format à côté d’UBL et de CII. C’est une variante resserrée d’UBL, qui ajoute des champs obligatoires : la référence de l’acheteur notamment. La comparaison des formats remet ces profils en ordre.

Le canal : Peppol, et plus rien d’autre

La Belgique a choisi un modèle décentralisé : pas de plateforme publique centrale par laquelle tout transiterait, contrairement à ce qu’a fait l’Italie. Les factures circulent sur le réseau Peppol, d’un point d’accès à un autre.

Un point mérite votre attention si vous comptiez sur la solution gratuite de l’État : Hermes a cessé toute activité le 16 décembre 2025. La passerelle qui convertissait les factures Peppol en courriels n’existe plus. Chaque entreprise doit désormais passer par un point d’accès privé, ce qui suppose un abonnement.

Bonne nouvelle sur ce point : le coût de cet abonnement bénéficie d’une déduction fiscale majorée à 120 % pour les PME, de 2024 à 2027.

Ce que vous risquez

Les sanctions montent vite, et elles s’appliquent par infraction constatée :

• 1 500 € pour la première infraction
• 3 000 € pour la deuxième
• 5 000 € pour chacune des suivantes

Une période de tolérance conditionnelle a couru de janvier à mars 2026. Elle est passée.

Point souvent négligé : l’obligation porte autant sur la réception que sur l’émission. Une entreprise qui envoie correctement ses factures mais ne peut pas recevoir celles de ses fournisseurs est en défaut. Et une facture qui vous est adressée est réputée reçue même si personne ne l’ouvre.

Ouvrir le fichier, tout de suite

Recevoir ne sert à rien si le fichier reste illisible au moment de vérifier un montant, une échéance ou un IBAN. Or votre point d’accès vous livre la facture ; il ne vous la montre pas forcément en clair.

Déposez le fichier sur la page d’accueil : la facture s’affiche mise en page (fournisseur, client, lignes, ventilation de TVA, totaux, coordonnées bancaires) et les écarts avec la norme EN 16931 apparaissent en dessous, en français.

Sans compte, sans installation, et le fichier ne quitte pas votre navigateur : il est lu sur votre machine et n’est envoyé sur aucun serveur. Ce qui compte quand le document porte le nom de vos clients et un numéro de compte.

Un dossier entier se traite en une passe, avec un récapitulatif exportable : utile quand quarante factures sont arrivées ce mois-ci.

Conservez toujours le fichier d’origine

Une erreur fréquente, et coûteuse : imprimer la facture en PDF, classer le PDF, jeter le XML.

Un PDF fabriqué à partir d’une facture électronique n’est plus une facture électronique. C’en est une représentation, dont les données structurées ont disparu. Pour l’administration, c’est le fichier structuré tel que vous l’avez reçu qui fait foi.

Imprimez autant que vous voulez pour lire ou transmettre à votre comptable, mais rangez le .xml d’origine à côté, inchangé.