Die E-Rechnung in Belgien

Die Pflicht gilt bereits

Jedes in Belgien ansässige umsatzsteuerpflichtige Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2026 strukturierte elektronische Rechnungen für B2B-Umsätze ausstellen und empfangen. Es gibt keine Staffelung nach Unternehmensgröße: Selbstständige sind am selben Tag betroffen wie Konzerne.

Nur drei Ausnahmen bestehen: Unternehmen in Insolvenz, solche im Pauschalregime, und solche, die ausschließlich nach Artikel 44 des Mehrwertsteuergesetzbuchs befreite Umsätze tätigen: Ärzte, Zahnärzte, Psychologen und vergleichbare Berufe.

Ein PDF genügt nicht mehr. Eine per E-Mail verschickte PDF-Rechnung ist nach belgischem Recht keine elektronische Rechnung, wie gut sie auch aussieht. Es zählen maschinenlesbare strukturierte Daten.

Was tatsächlich ankommt

Vorgeschrieben ist Peppol BIS Billing 3.0. Hinter dem Namen steht etwas sehr Konkretes: es ist UBL 2.1, also XML, ausgerichtet an der europäischen Norm EN 16931.

Die Datei in Ihrem Posteingang ist demnach eine .xml, die beim Doppelklick nur Tags zeigt. Das ist kein Fehler Ihres Lieferanten und keine beschädigte Datei: es ist genau das, was das Gesetz von ihm verlangt.

Peppol BIS ist kein viertes Format neben UBL und CII. Es ist eine engere Variante von UBL, die bestimmte optionale Felder verpflichtend macht, allen voran die Bestellreferenz. Der Formatvergleich ordnet diese Profile ein.

Der Weg heißt Peppol, und sonst nichts

Belgien hat sich für ein dezentrales Modell entschieden: keine zentrale staatliche Plattform, durch die alles läuft: anders als Italien. Rechnungen laufen über das Peppol-Netz, von einem Zugangspunkt zum nächsten.

Ein Punkt verdient Aufmerksamkeit, falls Sie mit der kostenlosen staatlichen Lösung gerechnet haben: Hermes hat den Betrieb am 16. Dezember 2025 vollständig eingestellt. Das Gateway, das Peppol-Rechnungen in E-Mails umsetzte, existiert nicht mehr. Jedes Unternehmen braucht nun einen privaten Zugangspunkt, also ein Abonnement.

Immerhin: die Kosten dieses Abonnements sind für KMU von 2024 bis 2027 mit 120 % steuerlich abzugsfähig.

Was ein Verstoß kostet

Die Bußgelder steigen rasch und gelten je Verstoß:

• 1.500 € beim ersten Verstoß
• 3.000 € beim zweiten
• 5.000 € bei jedem weiteren

Eine bedingte Toleranzphase lief von Januar bis März 2026. Sie ist vorbei.

Häufig übersehen: die Pflicht betrifft den Empfang ebenso wie die Ausstellung. Ein Unternehmen, das seine eigenen Rechnungen korrekt versendet, die seiner Lieferanten aber nicht empfangen kann, verstößt gegen die Regel. Und eine an Sie gerichtete Rechnung gilt als zugegangen, ob sie jemand öffnet oder nicht.

Die Datei jetzt öffnen

Empfangen nützt nichts, wenn die Datei unlesbar bleibt, sobald Sie einen Betrag, eine Frist oder eine IBAN prüfen wollen. Ihr Zugangspunkt liefert die Rechnung; er zeigt sie Ihnen nicht zwangsläufig im Klartext.

Legen Sie die Datei auf der Startseite ab: die Rechnung erscheint aufbereitet (Lieferant, Kunde, Positionen, Steueraufteilung, Summen, Bankverbindung) und Abweichungen von der EN 16931 stehen darunter, auf Deutsch.

Ohne Konto, ohne Installation, und die Datei verlässt Ihren Browser nicht: sie wird auf Ihrem Rechner gelesen und an keinen Server gesendet. Das zählt, wenn das Dokument die Namen Ihrer Kunden und eine Kontonummer trägt.

Bewahren Sie stets die Originaldatei auf

Ein verbreiteter und teurer Fehler: die Rechnung als PDF drucken, das PDF ablegen, das XML wegwerfen.

Ein aus einer E-Rechnung erzeugtes PDF ist keine E-Rechnung mehr. Es ist eine Darstellung davon, ohne die strukturierten Daten. Für die Verwaltung zählt die strukturierte Datei so, wie Sie sie erhalten haben.

Drucken Sie so viel Sie wollen, um zu lesen oder an Ihren Steuerberater weiterzugeben: aber legen Sie die ursprüngliche .xml unverändert daneben.