E-facturatie in België

De verplichting geldt al

Elke in België gevestigde btw-plichtige onderneming moet sinds 1 januari 2026 gestructureerde elektronische facturen versturen en ontvangen voor haar B2B-handelingen. Er is geen spreiding naar grootte: zelfstandigen vallen op dezelfde dag onder de regel als grote groepen.

Er bestaan slechts drie uitzonderingen: ondernemingen in faillissement, die onder de forfaitaire regeling, en die uitsluitend handelingen verrichten die zijn vrijgesteld op grond van artikel 44 van het Btw-Wetboek (artsen, tandartsen, psychologen en vergelijkbare beroepen).

Een pdf volstaat niet meer. Een per mail verstuurde pdf-factuur is naar Belgisch recht geen elektronische factuur, hoe verzorgd zij er ook uitziet. Wat telt zijn machineleesbare gestructureerde gegevens.

Wat er werkelijk aankomt

Het opgelegde formaat is Peppol BIS Billing 3.0. Achter die naam gaat iets heel concreets schuil: het is UBL 2.1, dus XML, afgestemd op de Europese norm EN 16931.

Het bestand in uw mailbox is dus een .xml die bij dubbelklikken alleen tags toont. Dat is geen vergissing van uw leverancier en geen beschadigd bestand: het is exact wat de wet van hem vraagt.

Peppol BIS is geen vierde formaat naast UBL en CII. Het is een strakkere variant van UBL die bepaalde optionele velden verplicht maakt, in de eerste plaats de bestelreferentie.

Het kanaal heet Peppol, en niets anders

België koos voor een gedecentraliseerd model: geen centraal overheidsplatform waarlangs alles passeert, anders dan Italië. Facturen lopen over het Peppol-netwerk, van het ene toegangspunt naar het andere.

Eén punt verdient aandacht als u op de gratis overheidsoplossing rekende: Hermes heeft op 16 december 2025 alle activiteit gestaakt. De doorgeefluik die Peppol-facturen in e-mails omzette, bestaat niet meer. Elke onderneming heeft nu een privaat toegangspunt nodig, en dus een abonnement.

Daar staat iets tegenover: de kosten van dat abonnement genieten voor kmo’s van een verhoogde fiscale aftrek van 120 procent, van 2024 tot en met 2027.

Wat een inbreuk kost

De boetes lopen snel op, en gelden per vastgestelde inbreuk:

• 1.500 euro bij een eerste inbreuk
• 3.000 euro bij een tweede
• 5.000 euro bij elke volgende

Er liep een voorwaardelijke gedoogperiode van januari tot maart 2026. Die is voorbij.

Vaak over het hoofd gezien: de verplichting slaat evenzeer op het ontvangen als op het versturen. Een onderneming die haar eigen facturen correct verstuurt maar die van haar leveranciers niet kan ontvangen, is in overtreding. En een aan u gerichte factuur geldt als ontvangen, of iemand haar opent of niet.

Het bestand nu openen

Ontvangen helpt niet als het bestand onleesbaar blijft op het moment dat u een bedrag, een termijn of een IBAN wilt nakijken. Uw toegangspunt levert de factuur; het toont ze u niet noodzakelijk in gewone taal.

Leg het bestand op de startpagina neer: de factuur verschijnt opgemaakt, met leverancier, klant, regels, btw-uitsplitsing, totalen en bankgegevens, en de afwijkingen van EN 16931 staan eronder, in het Nederlands.

Zonder account, zonder installatie, en het bestand verlaat uw browser niet. Dat telt wanneer het document de namen van uw klanten en een rekeningnummer draagt.

Bewaar altijd het originele bestand

Een veelgemaakte en dure vergissing: de factuur naar pdf afdrukken, de pdf klasseren, de XML weggooien.

Een pdf die uit een e-factuur is gemaakt, is geen e-factuur meer. Het is er een weergave van, zonder de gestructureerde gegevens. Voor de administratie telt het gestructureerde bestand zoals u het hebt ontvangen.