XRechnung und XML-Rechnungen öffnen, direkt im Browser

Was Ihre gewohnten Programme daraus machen

Eine XML-Rechnung bringt keine Darstellung mit. Je nachdem, welchem Programm Ihr System die Datei übergibt, scheitern Sie auf drei verschiedene Arten — und keine davon ist Ihr Fehler:

• Der Browser zeigt einen aufklappbaren Tag-Baum. Er tut genau das, was von ihm verlangt wird: ein XML-Dokument anzeigen. Dass es eine Rechnung ist, weiß er nicht.
• Excel bietet an, die Datei als Tabelle zu importieren, und erzeugt eine Spaltenstruktur, die keiner Rechnung ähnelt — eine Spalte je Tag, über Dutzende verschachtelte Ebenen.
• Der Editor zeigt den Quelltext, oft in einer einzigen endlosen Zeile, wenn die Datei nicht eingerückt wurde.

In allen drei Fällen sind die Angaben vorhanden. Was fehlt, ist die Schicht, die weiß, dass PayableAmount der Zahlbetrag und DueDate das Fälligkeitsdatum ist. Genau das leistet diese Seite.

In drei Schritten öffnen

1. Gehen Sie zur Startseite und ziehen Sie die Datei auf das Ablagefeld, oder klicken Sie, um sie auszuwählen.
2. Die Syntax wird am ersten Tag des Dokuments erkannt. Sie müssen nichts angeben und nichts vorher wissen.
3. Die Rechnung erscheint aufbereitet: Aussteller, Empfänger, Positionen, Steueraufteilung, Summen, Fälligkeit und Bankverbindung. Das im Dokument angegebene Profil steht oben.

Kein Konto, keine E-Mail-Adresse, keine Installation. Erwartet werden .xml für eine reine XML-Rechnung und .pdf für eine ZUGFeRD-Rechnung, die ihr XML im Inneren trägt.

XRechnung, ZUGFeRD, UBL, CII: was Sie gerade vor sich haben

XRechnung ist kein eigenes Dateiformat. Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse entstehen. XRechnung ist ein deutsches Profil der europäischen Norm EN 16931 — eine engere Vorgabe darüber, welche Felder gefüllt sein müssen. Geschrieben wird sie in einer der beiden europäischen XML-Syntaxen.

Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor und lesen Sie den ersten Tag:

• <Invoice> oder <CreditNote> — es ist eine UBL 2.1-Datei. Eine Gutschrift erkennen Sie schon an diesem Tag.
• <CrossIndustryInvoice> — es ist eine CII-Datei nach UN/CEFACT. Dieselbe Syntax steckt auch in jedem ZUGFeRD-PDF.

Eine XRechnung kann also technisch eine UBL- oder eine CII-Datei sein. Beides wird hier gelesen. Der Formatvergleich ordnet das Ganze ein.

Sie können den Schritt auch überspringen: legen Sie die Datei einfach ab, Format und Profil werden angezeigt. Eine Dateiendung kann täuschen — der Inhalt nicht.

Warum Ihre Datei nirgendwohin hochgeladen wird

Eine Rechnung enthält Ihren Umsatz, die Namen Ihrer Kunden, Ihre Konditionen und häufig eine IBAN. Das auf einen unbekannten Dienst hochzuladen, nur um eine Tabelle zu sehen, ist ein schlechtes Geschäft.

Lekteo läuft vollständig in Ihrem Browser. Die Datei wird auf Ihrem Rechner gelesen und an keinen Server übertragen: kein Upload, kein Konto, keine Datenbank, kein Protokoll. Sie können das selbst nachprüfen — Seite laden, Verbindung trennen, Datei ablegen: es funktioniert weiterhin.

Das ist der Unterschied zu einem Online-Dienst, der Ihre Rechnung entgegennimmt, und zu einem Programm, das Sie erst installieren müssen.

Anzeigen, drucken, exportieren — statt umwandeln

Viele suchen danach, „eine XRechnung in PDF umzuwandeln“. Sagen wir es deutlich: Lekteo wandelt nicht um und erzeugt keine neue Rechnungsdatei. Es stellt keine Rechnungen aus, übermittelt nichts und ersetzt keinen Dienstleister.

Was es tut, und was den eigentlichen Bedarf deckt:

• Anzeigen und drucken. Die aufbereitete Rechnung lässt sich aus dem Browser drucken; das ergibt ein PDF zum Lesen und Ablegen.
• Als JSON oder CSV exportieren. Um die Daten in einer Tabelle oder in der Erfassung weiterzuverwenden, ohne sie abzutippen.

Ein Hinweis, den kein Umwandler ausspricht: ein aus einer E-Rechnung gedrucktes PDF ist keine E-Rechnung mehr. Es ist nur eine Darstellung, ohne strukturierte Daten. Bewahren Sie die empfangene Datei unverändert daneben auf.

Wenn sich die Datei gar nicht öffnen lässt

Eine Datei kann aus drei klar zu trennenden Gründen abgelehnt werden — die Unterscheidung spart Ihnen ein Telefonat:

• Die Datei ist beschädigt. Das XML ist abgeschnitten oder die Zeichenkodierung zerstört, oft nach einer Weiterleitung oder dem erneuten Speichern in einem Editor. Da ist nichts zu verhandeln: neu anfordern.
• Es ist keine Rechnung. Ein XML kann einwandfrei sein und etwas völlig anderes beschreiben. Das wird Ihnen ausdrücklich gesagt.
• Das PDF enthält keine strukturierte Rechnung. Dann ist es eine gedruckte oder eingescannte Rechnung: ein Bild ohne verwertbare Daten. Aus dem Bild wird nichts erraten, und es wird keine Texterkennung versucht.

Ein vierter Fall ist häufiger als gedacht: Die Datei öffnet sich, aber ihr Inhalt verletzt eine Regel der Norm. Die Rechnung wird dann ganz normal angezeigt, mit den zugehörigen Hinweisen. Woher diese Dateien kommen und was Sie damit können müssen, steht unter E-Rechnungspflicht.