Die UBL-Datei: wie sie aussieht und wie man sie liest

Was eine UBL-Datei ist

UBL steht für Universal Business Language. Es ist ein von der Organisation OASIS veröffentlichter Standard für Geschäftsdokumente — Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen — in einer Form, die Programme ohne vorherige Absprache austauschen können. Für Rechnungen gilt UBL 2.1.

Eine UBL-Datei ist ein XML-Dokument: reiner Text, gegliedert durch verschachtelte Elemente. Sie beginnt mit <Invoice> für eine Rechnung oder mit <CreditNote> für eine Gutschrift. Das ist der einfachste Anhaltspunkt.

In Deutschland begegnet Ihnen UBL vor allem als XRechnung: XRechnung ist kein eigenes Format, sondern ein Profil, das UBL oder CII genauer festlegt. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931.

Warum sie keine Darstellung hat

Ein PDF beschreibt eine Seite: Schriften, Positionen, Linien. Eine UBL-Datei beschreibt nichts davon. Sie enthält kein Logo, keine Farbe, keinen Rahmen, keine Reihenfolge der Darstellung. Sie sagt nicht, wie die Rechnung aussehen soll, sondern welchen Wert jede Angabe hat.

Das ist Absicht, kein Versäumnis. Dieselbe Rechnung muss von jeder Buchhaltungssoftware automatisch übernommen werden können, in Deutschland wie überall in Europa. Ein Layout machte die Datei für Sie angenehmer und für die Maschine deutlich unbrauchbarer.

Konkret: Öffnen Sie eine UBL-Datei im Browser, sehen Sie einen aufklappbaren Elementbaum; in einem Texteditor eine lange Folge von Zeilen. In beiden Fällen ist die Information da — aber Sie müssen sie von Hand suchen.

Wie der Inhalt aussieht

Die Elementnamen folgen zwei Familien: cbc: für einfache Werte, cac: für Blöcke, die mehrere davon bündeln. Die Präfixe selbst sind frei wählbar — nur der Name dahinter zählt.

• cbc:ID — die Rechnungsnummer (BT-1)
• cbc:IssueDate — das Rechnungsdatum (BT-2)
• cbc:DueDate — das Fälligkeitsdatum (BT-9)
• cac:AccountingSupplierParty — der Block des Verkäufers
• cac:AccountingCustomerParty — der Block des Käufers
• cac:InvoiceLine — eine Rechnungsposition, so oft wiederholt wie nötig
• cac:TaxTotal — die Umsatzsteuer, gesamt und je Satz
• cac:LegalMonetaryTotal — die Summen, darunter cbc:PayableAmount, der Zahlbetrag (BT-115)

Beträge sind maschinengerecht geschrieben: Dezimalpunkt, kein Tausendertrennzeichen, Währung als Attribut. 1234.50 bedeutet also 1.234,50 €.

So lesen Sie eine UBL-Datei

1. Legen Sie die .xml-Datei auf dem Ablagefeld ab.
2. Die Syntax wird am ersten Element automatisch erkannt.
3. Die Rechnung erscheint aufbereitet: Parteien, Positionen, Steueraufteilung, Summen, Zahlung.
4. Danach folgen die Prüfbefunde mit den betroffenen Beträgen.

Eine UBL-Datei kann zusätzlich ein genaueres Profil angeben, etwa XRechnung 3.0 oder Peppol BIS Billing 3.0. Dieses Profil wird unverändert angezeigt: es sagt, welche Ausprägung der Norm der Aussteller einzuhalten behauptet.

Was die Datei Ihnen nicht von selbst sagt

Eine UBL-Datei kann tadellos aufgebaut und trotzdem falsch sein. XML sichert die Struktur, nicht die Richtigkeit: eine IBAN mit fehlender Ziffer, eine Steuer, die nicht zur Bemessungsgrundlage passt, oder eine Fälligkeit vor dem Rechnungsdatum ergeben eine technisch gültige und buchhalterisch unbrauchbare Datei.

Genau dafür gibt es die BR-xx-Regeln der EN 16931, und genau das prüft Lekteo bei jedem Lesen. Warum diese Dateien seit Anfang 2025 in Ihrem Posteingang landen, erklärt die Seite zur E-Rechnungspflicht.