E-Rechnungspflicht: empfangen seit 2025, versenden ab 2027

Zwei getrennte Pflichten, zwei Zeitpläne

Das Umsatzsteuergesetz trennt klar, was Sie empfangen können müssen, von dem, was Sie ausstellen müssen. Beides zu verwechseln ist der häufigste Fehler.

• Empfangen — seit dem 1. Januar 2025, für alle inländischen Unternehmen, ohne Ausnahme nach Größe. Auch Kleinunternehmer sind davon erfasst.
• Ausstellen — ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800 000 €; ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen.

Die maßgebliche Vorschrift ist § 14 UStG, der festlegt, was als E-Rechnung gilt: eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ein per E-Mail versandtes PDF gehört ausdrücklich nicht dazu.

Praktisch heißt das: Sie bekommen strukturierte Dateien bereits heute, müssen aber unter Umständen erst 2028 selbst welche erzeugen. Genau in dieser Zwischenzeit entsteht das Problem — Dateien treffen ein, und im Betrieb ist noch nichts eingerichtet, um sie zu lesen.

Welche Formate Sie bekommen werden

In Deutschland haben sich zwei Ausprägungen durchgesetzt, beide auf Grundlage der EN 16931:

• XRechnung — ein reines XML-Profil, ausgeliefert in UBL oder CII. Ein Doppelklick zeigt nur Elemente. Im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern ist das der Regelfall.
• ZUGFeRD — ein hybrides PDF, das zusätzlich eine CII-Datei mit sich führt. Es öffnet sich wie ein PDF, seine Daten bleiben aber unsichtbar.

Welches Format Sie erhalten, entscheiden Sie nicht: das tut Ihr Lieferant. Sie sollten daher beide lesen können. Der Formatvergleich fasst die Unterschiede in einer Tabelle zusammen.

Was jetzt zu tun ist, der Reihe nach

1. Einen Empfangsweg sicherstellen. In den meisten Fällen genügt ein E-Mail-Postfach, das Sie Ihren Lieferanten nennen. Wichtig ist, dass es überwacht wird — eine Rechnung, die niemand öffnet, gilt trotzdem als zugegangen.
2. Ihre Unternehmensdaten prüfen. Firma, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: an diesen Angaben werden Sie erkannt. Eine falsche Angabe, und eine Rechnung erreicht Sie womöglich nie.
3. Lieferanten und Kunden informieren, über welchen Weg Sie künftig empfangen.
4. Eine erhaltene Datei lesen können. Empfangen nützt nichts, wenn die Datei unlesbar bleibt, sobald Sie einen Betrag oder eine Frist prüfen wollen.
5. Die Originaldateien aufbewahren. Für die Aufbewahrung zählt die strukturierte Datei so, wie Sie sie erhalten haben — ein Ausdruck ist nur eine Darstellung davon.

Häufige Missverständnisse

„Ein PDF reicht doch.“ Nicht mehr. Ein gewöhnliches PDF ist nach § 14 UStG eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung. Ein ZUGFeRD-PDF hingegen schon, weil es strukturierte Daten mitführt.

„Als Kleinunternehmer bin ich nicht betroffen.“ Für den Empfang schon: die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 unabhängig von Größe und Umsatz.

„Ich muss erst 2028 etwas tun.“ Das betrifft nur das Ausstellen. Empfangen und lesen müssen Sie bereits heute.

Was Lekteo tut — und was nicht

Lekteo öffnet die Dateien, die Sie erhalten, und prüft sie gegen die Regeln der EN 16931. Es zeigt die Rechnung im Klartext, meldet Unstimmigkeiten mit den echten Beträgen und erlaubt den Export als JSON oder CSV. Alles geschieht in Ihrem Browser.

Es stellt keine Rechnungen aus, übermittelt keine, ersetzt kein Rechnungsprogramm und erteilt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Diese Seite beschreibt Fristen und Formate; für Ihren Einzelfall bleibt Ihr Steuerberater der richtige Ansprechpartner.