Die E-Rechnungsformate im Vergleich
Die europäische Norm kennt zwei XML-Syntaxen — UBL 2.1 und CII — sowie eine hybride Verpackung, das PDF mit eingebettetem CII. In Deutschland begegnen sie Ihnen als XRechnung und als ZUGFeRD.
Der Vergleich in einer Tabelle
| Format | Was es ist | Endung | Ohne Werkzeug lesbar? | Wo es vorkommt |
|---|---|---|---|---|
| UBL 2.1 | Eine vollständig in XML geschriebene Rechnung nach dem OASIS-Standard | .xml | Nein — ein Elementbaum | XRechnung, Peppol BIS Billing 3.0 |
| CII (D22B) | Eine vollständig in XML geschriebene Rechnung nach der UN/CEFACT-Bibliothek | .xml | Nein — ein Elementbaum | XRechnung, und in jedem ZUGFeRD-PDF |
| ZUGFeRD / Factur-X | Ein PDF/A-3, das eine Seite anzeigt und ein CII-XML als Anhang trägt | .pdf | Die Seite ja, die Daten nein | Rechnungen an Empfänger, die die Rechnung auch sehen wollen |
Wo XRechnung hineinpasst
XRechnung ist kein drittes Format, sondern ein Profil: eine engere Ausprägung der EN 16931, die in einer der beiden Syntaxen ausgeliefert wird — UBL oder CII. Eine XRechnung ist also immer auch eine UBL- oder CII-Datei.
Für das Lesen ändert das nichts: die Syntax wird beim Öffnen erkannt, das angegebene Profil wird oben angezeigt, und dieselben Prüfregeln greifen.
Was sie gemeinsam haben
Alle erfüllen die europäische Norm EN 16931. Sie teilen damit dasselbe Modell: dieselben Angaben, benannt durch dieselben Kennungen — BT-1 für die Rechnungsnummer, BT-9 für das Fälligkeitsdatum, BT-115 für den Zahlbetrag — und dieselben Rechenregeln, nummeriert als BR-xx.
Dieselbe Rechnung, einmal in UBL und einmal in CII geschrieben, enthält daher exakt dieselben Angaben unter anderen Elementnamen. Diese Eigenschaft erlaubt es einem einzigen Werkzeug, alle zu lesen und gleich zu prüfen.
Was sie wirklich unterscheidet
- Die Syntax. UBL und CII sind zwei XML-Vokabulare für dieselbe Sache:
cbc:IDbeim einen,ram:IDbeim anderen. - Die Verpackung. ZUGFeRD ist keine dritte Syntax, sondern CII in einem PDF. Die druckbare Seite ist für Sie, das XML für die Maschine.
- Der Sofort-Komfort. Ein ZUGFeRD-PDF öffnet sich per Doppelklick und zeigt etwas. Eine XRechnung zeigt ohne Werkzeug nichts Verwertbares.
- Das angegebene Profil. Jede Datei nennt die Ausprägung der Norm, der sie folgt: XRechnung 3.0, ZUGFeRD BASIC oder EN 16931, Peppol BIS Billing 3.0.
So erkennen Sie, was Sie erhalten haben
- Sehen Sie auf die Endung. Eine
.pdf, die Ihnen als E-Rechnung geschickt wurde, ist vermutlich ZUGFeRD. Eine.xmlist UBL oder CII, meist als XRechnung. - Öffnen Sie das XML im Texteditor und lesen Sie das erste Element.
InvoiceoderCreditNotesteht für UBL;CrossIndustryInvoicefür CII. - Oder legen Sie die Datei einfach ab. Format und Profil werden beim Lesen erkannt und oben an der Rechnung angezeigt — Sie müssen nichts auswählen.
Der letzte Weg ist der sicherste: eine Datei kann eine irreführende Endung tragen, ihr Inhalt aber lügt nicht.
Häufige Fragen
Gibt es ein viertes zugelassenes Format?
Die EN 16931 legt zwei Syntaxen fest, UBL 2.1 und CII. Namen wie XRechnung, Peppol BIS Billing 3.0 oder EN 16931 (COMFORT) sind keine zusätzlichen Formate, sondern engere Ausprägungen derselben Syntaxen.
Kann eine Datei zugleich UBL und ZUGFeRD sein?
Nein. ZUGFeRD trägt CII, niemals UBL. Erhalten Sie ein PDF mit strukturierten Daten, sind das CII-Daten; eine UBL-Datei kommt stets allein, ohne druckbare Seite.
Ändert das Format den Betrag, den ich zahlen muss?
Nein. Das Format bestimmt, wie die Rechnung geschrieben ist, nicht was sie sagt. Der Zahlbetrag ist derselbe, unabhängig von der Verpackung. Eine Datei kann allerdings eine Rechenunstimmigkeit enthalten — genau dafür gibt es die EN-16931-Prüfungen.
Kann Lekteo eine XRechnung in ein ZUGFeRD-PDF umwandeln?
Nein. Es wandelt nicht zwischen Formaten um und stellt keine Rechnungen aus. Es liest alle, bereitet sie auf, prüft sie und erlaubt den Export als JSON oder CSV zur Weiterverwendung.