Sie suchen einen UBL-Konverter

Drei Bedürfnisse, ein Wort

Nach einem „UBL-Konverter“ wird aus Gründen gesucht, die kaum etwas gemeinsam haben. Ihren eigenen zuerst zu benennen erspart Ihnen ein Werkzeug, das das Problem eines anderen löst:

• Sie wollen sie lesen. Ein Lieferant hat eine .xml-Datei geschickt, sie zeigt nur Tags, und Sie müssen einen Betrag oder eine Frist prüfen. Das ist der mit Abstand häufigste Fall: und überhaupt keine Konvertierung.
• Sie wollen die Daten. Sie brauchen die Positionen, die Steueraufteilung oder die Summen in einer Tabelle oder in der Buchhaltung, ohne sie abzutippen. Das ist eine echte Konvertierung, und sie ist einfach.
• Sie brauchen ein anderes Format. Eine Plattform lehnt Ihre Datei ab und verlangt CII, XRechnung oder Peppol BIS. Auch das ist eine echte Konvertierung, und fast nie etwas, das Sie selbst tun sollten.

Die ersten beiden werden unten sofort erledigt, ohne Konto. Das dritte verdient eine Warnung statt eines Werkzeugs.

Zum Lesen: keine Konvertierung nötig

Eine UBL-Datei ist eine vollständig in XML geschriebene Rechnung, ohne eigene Darstellungsebene. Es fehlt ihr nichts: es fehlt das Programm, das weiß, dass PayableAmount der Zahlbetrag und DueDate die Fälligkeit ist.

Diese Ebene beizusteuern konvertiert gar nichts. Die Datei bleibt exakt, wie sie ist; nur die Darstellung ändert sich. Legen Sie sie auf der Startseite ab, und die Rechnung erscheint wieder aufgebaut: Rechnungssteller, Kunde, Positionen, Steueraufteilung, Summen, Zahlung.

Sie wird beim Öffnen zugleich gegen die EN 16931 geprüft: eine IBAN mit falscher Prüfziffer, ein Steuerbetrag, der nicht zur Bemessungsgrundlage passt, ein Fälligkeitsdatum vor dem Rechnungsdatum. Ein Konverter zeigt Ihnen die Datei. Dies sagt Ihnen, ob sie trägt.

Für die Daten: Export als CSV oder JSON

Das ist die Konvertierung, die sich lohnt: und die am seltensten verlangt wird. Ist die Rechnung geöffnet, stehen zwei Exporte bereit:

• CSV: öffnet direkt in einer Tabellenkalkulation, mit dem Trennzeichen und dem Dezimalkomma, das ein deutsches Excel erwartet. Keine zerfallene Spalte beim Öffnen.
• JSON, die gesamte Rechnung als strukturierte Daten, für ein Skript oder eine Integration.

Ein ganzer Ordner lässt sich in einem Durchgang verarbeiten, mit exportierbarer Übersicht. Dort wird die Zeit tatsächlich gespart: nicht bei einer Rechnung, sondern bei den vierzig dieses Monats.

Für ein PDF: bitte vorher lesen

„UBL in PDF umwandeln“ ist die meistgesuchte Formulierung: und die mit dem teuersten Missverständnis.

Ein PDF, das aus einer E-Rechnung erzeugt wurde, ist keine E-Rechnung mehr. Es ist ein Abbild davon. Die strukturierten Daten (die, die Ihre Buchhaltung liest und die das Finanzamt erwartet) sind weg. Bewahren Sie die erhaltene Datei unverändert auf, was immer Sie sonst daraus erzeugen.

Drucken ist dennoch legitim und oft genau das Richtige: zum Ablegen, für den Steuerberater, als Beleg. Öffnen Sie die Rechnung hier und drucken Sie sie aus dem Browser: Sie erhalten ein sauberes, lesbares PDF, und das Original bleibt unangetastet auf Ihrer Platte.

Beachten Sie, was nicht angeboten wird: kein Download einer konvertierten Datei. Eine Seite, die Ihnen eine „konvertierte Rechnung“ aushändigt, lädt dazu ein, sie anstelle der echten aufzubewahren: und genau das darf nicht passieren.

Wenn eine Plattform Ihre Datei ablehnt

UBL nach CII zu konvertieren, oder in ein XRechnung- oder Peppol-BIS-Profil, ist ein realer Vorgang: und einer, den Sie fast nie selbst ausführen sollten. Zwei Gründe:

• Meist ist es kein Formatproblem. Peppol BIS Billing 3.0 und XRechnung sind UBL, mit zusätzlichen Pflichtfeldern. Eine wegen fehlender Leitweg-ID abgelehnte Datei wird nicht durch Konvertieren repariert, sondern indem die Angabe an der Quelle ergänzt wird.
• Es ist die Aufgabe Ihres Dienstleisters. Wer Ihre Rechnungen erstellt oder überträgt, konvertiert zwischen Profilen als Teil der Leistung. Es mittendrin von Hand zu tun heißt, für ein Dokument einzustehen, das Sie nicht erzeugt haben.

Zuerst lohnt sich herauszufinden, was abgelehnt wird. Öffnen Sie die Datei hier: die Hinweise benennen die verletzte Regel mit den echten Zahlen, im Klartext. Bringen Sie das zu Ihrem Dienstleister statt einer konvertierten Datei.

Nichts verlässt Ihren Browser

Eine Rechnung trägt Ihren Umsatz, die Namen Ihrer Kunden, Ihre Konditionen und oft eine Bankverbindung. Das bei einem unbekannten Konverter hochzuladen, nur um eine Tabelle zu sehen, ist ein schlechter Tausch.

Alles oben Beschriebene geschieht auf Ihrem eigenen Rechner. Die Datei wird im Browser gelesen und an keinen Server gesendet: kein Upload, kein Konto, kein Protokoll. Sie können es nachprüfen: Seite laden, Netzwerk trennen, Datei ablegen. Es funktioniert weiterhin.