Het UBL-bestand: hoe het eruitziet en hoe u het leest
UBL is het formaat dat u in Vlaanderen en in Nederland het vaakst zult krijgen. Het is de syntaxis die het Peppol-netwerk vervoert, en het is puur XML.
Wat UBL is
UBL staat voor Universal Business Language. Het is een standaard van de organisatie OASIS om handelsdocumenten te beschrijven (bestellingen, leveringsbonnen, facturen) in een vorm die programma’s kunnen uitwisselen zonder vooraf afspraken te maken. De versie die de Europese norm gebruikt, is UBL 2.1.
Een UBL-bestand draagt geen enkele eigen opmaak. Er is geen pagina om af te drukken, geen logo, geen kader. Alleen gegevens, in tags.
Hem herkennen
Open het bestand in een teksteditor en lees het eerste element:
<Invoice>voor een factuur<CreditNote>voor een creditnota
De tagnamen volgen twee families: cbc: voor eenvoudige waarden, cac: voor blokken die er meerdere groeperen. De prefixen zelf zijn vrij, een opsteller kan andere kiezen, en alleen de naam die erop volgt telt echt.
De velden die ertoe doen
cbc:ID: het factuurnummer (BT-1)cbc:IssueDate: de factuurdatum (BT-2)cbc:DueDate: de vervaldatum (BT-9)cac:AccountingSupplierParty: het blok van de verkopercac:AccountingCustomerParty: het blok van de kopercac:InvoiceLine: een factuurregel, zo vaak herhaald als nodigcac:TaxTotal: de btw, totaal en per tariefcac:LegalMonetaryTotal: de totalen, waarondercbc:PayableAmount, het te betalen bedrag (BT-115)
Het profiel dat u het vaakst zult tegenkomen is Peppol BIS Billing 3.0: geen ander formaat, maar precies dit UBL met bijkomende verplichte velden.
Wat het bestand u niet uit zichzelf vertelt
Een UBL-bestand kan perfect gevormd zijn en toch fout. De XML waarborgt de structuur, niet de juistheid: een IBAN met een ontbrekend cijfer, een ondernemingsnummer dat zijn controle niet haalt, een btw-bedrag dat niet bij zijn maatstaf past of een vervaldatum vóór de factuurdatum leveren allemaal een technisch geldig en boekhoudkundig onbruikbaar bestand op.
Daar dienen de BR-xx-regels van EN 16931 voor, en dat is wat Lekteo bij elk lezen controleert. Zijn deze bestanden nieuw in uw mailbox, dan legt de pagina over de verplichting uit waar zij vandaan komen.
En zocht u eigenlijk een manier om een UBL-bestand om te zetten: achter dat woord gaan drie verschillende behoeften schuil, en twee ervan worden hier afgehandeld zonder iets om te zetten.
Veelgestelde vragen
Kan ik een UBL-bestand met Excel openen?
Technisch wel, en het resultaat is vrijwel altijd onbruikbaar. Excel maakt een kolomindeling die op geen enkele factuur lijkt, omdat niets het vertelt welke tag het te betalen bedrag of de vervaldatum draagt.
Is Peppol BIS een ander formaat dan UBL?
Nee. Peppol BIS Billing 3.0 is UBL 2.1 met bijkomende verplichte velden, in de eerste plaats de bestelreferentie. Elke UBL-lezer opent het.
Mijn bestand heeft geen prefixen. Is dat een probleem?
Nee, dat komt zelfs vaak voor. Namespace-prefixen kiest de opsteller vrij, sommigen gebruiken er geen. Alleen de lokale naam telt.