U zoekt een manier om UBL om te zetten

Drie behoeften, één woord

Men zoekt naar een “UBL-converter” om redenen die vrijwel niets gemeen hebben. Uw eigen reden eerst benoemen, bespaart u een hulpmiddel dat het probleem van iemand anders oplost:

• U wilt hem lezen. Een leverancier stuurde een .xml, hij toont alleen tags, en u moet een bedrag of een vervaldatum nakijken. Verreweg het vaakst, en helemaal geen omzetting.
• U wilt de gegevens. U hebt de regels, de btw-uitsplitsing of de totalen nodig in een rekenblad of in de boekhouding, zonder over te typen. Dat is een echte omzetting, en ze is eenvoudig.
• U hebt een ander formaat nodig. Een platform weigert uw bestand en vraagt CII, XRechnung of Peppol BIS. Ook een echte omzetting, en vrijwel nooit iets om zelf te doen.

Om hem te lezen: geen omzetting nodig

Een UBL-bestand is een factuur die volledig in XML is geschreven, zonder eigen weergavelaag. Er ontbreekt niets aan: wat ontbreekt is het programma dat weet dat PayableAmount het te betalen bedrag is.

Die laag leveren is niets omzetten. Het bestand blijft precies zoals het is; alleen de weergave verandert. Leg het op de startpagina neer en de factuur verschijnt opnieuw opgemaakt, meteen gecontroleerd op EN 16931.

Voor de gegevens: export naar CSV of JSON

Dit is de omzetting die de moeite waard is, en degene waar het minst naar wordt gevraagd. Zodra de factuur openstaat, zijn er twee exports:

• CSV: opent rechtstreeks in een rekenblad, met het scheidingsteken en de decimale komma die een Belgisch of Nederlands Excel verwacht.
• JSON: de hele factuur als gestructureerde gegevens, voor een script of een koppeling.

Een hele map verwerkt u in één beweging, met een exporteerbaar overzicht. Daar wint u werkelijk tijd: niet bij één factuur, maar bij de veertig van deze maand.

Voor een pdf: eerst dit lezen

“UBL naar pdf omzetten” is de meest gezochte formulering, en degene die het duurste misverstand verbergt.

Een pdf die uit een e-factuur is gemaakt, is geen e-factuur meer. Het is er een afbeelding van. De gestructureerde gegevens, die uw boekhoudsoftware leest en die de administratie verwacht, zijn verdwenen. Bewaar het ontvangen bestand ongewijzigd, wat u er verder ook uit maakt.

Afdrukken blijft wel zinvol en is vaak precies wat u nodig hebt: om te klasseren, om aan uw boekhouder te bezorgen, om bij een onkostennota te voegen. Open de factuur hier en druk af vanuit uw browser: u krijgt een nette, leesbare pdf, en het origineel blijft ongemoeid op uw schijf.

Als een platform uw bestand weigert

UBL naar CII omzetten, of naar een XRechnung- of Peppol BIS-profiel, is een echte handeling, en een die u vrijwel nooit zelf zou moeten uitvoeren. Twee redenen:

• Meestal is het geen formaatprobleem. Peppol BIS Billing 3.0 en XRechnung zijn UBL, met bijkomende verplichte velden. Een bestand dat wordt geweigerd omdat de bestelreferentie ontbreekt, herstelt u niet door het om te zetten, maar door die referentie bij de bron toe te voegen.
• Het is het werk van uw dienstverlener. Wie uw facturen opstelt of verstuurt, zet als onderdeel van de dienst om tussen profielen. Het er zelf tussenin met de hand doen, betekent instaan voor een document dat u niet hebt gemaakt.

Wat eerst de moeite loont, is uitzoeken wat er wordt geweigerd. Open het bestand hier: de vaststellingen noemen de geschonden regel, met de echte cijfers, in gewone taal. Breng dat naar uw dienstverlener in plaats van een omgezet bestand.