De verplichting om elektronisch te factureren

België: het is al zover

Elke in België gevestigde btw-plichtige onderneming moet sinds 1 januari 2026 gestructureerde elektronische facturen versturen en ontvangen voor haar B2B-handelingen. Er is geen spreiding naar grootte: zelfstandigen vallen op dezelfde dag onder de regel als grote groepen.

Er zijn drie uitzonderingen: ondernemingen in faillissement, die onder de forfaitaire regeling, en die uitsluitend handelingen verrichten die zijn vrijgesteld op grond van artikel 44 van het Btw-Wetboek.

De pagina over e-facturatie in België gaat in op de boetes, het wegvallen van Hermes en de fiscale aftrek van 120 procent.

Nederland: nog geen B2B-verplichting

Voor handelingen tussen ondernemingen bestaat er in Nederland geen verplichting. De regering mikt op 2030, met een openbare consultatie die voor het vierde kwartaal van 2026 wordt verwacht.

Richting de overheid ligt het anders: elektronisch factureren is verplicht sinds 2017 voor de rijksoverheid en sinds 2019 voor de decentrale overheden. Het formaat is SI-UBL 2.0, de Nederlandse invulling van NLCIUS, of Peppol BIS Billing 3.0.

In de praktijk gebruikt Nederland Peppol op grote schaal op vrijwillige basis, met een van de hoogste volumes ter wereld. U ontvangt dus al UBL-bestanden, verplichting of niet.

Wat overal hetzelfde is

De Europese norm EN 16931 is gemeenschappelijk. Zij legt vast wat een factuur moet dragen (de BT-xx-velden) en welke rekenregels zij moet naleven (de BR-xx-regels).

Wat per land verschilt, is de kalender, het kanaal en de nationale aanvullingen: BR-BE-* in België, BR-NL-* in Nederland, BR-DE-* in Duitsland. De kern blijft dezelfde, en een bestand dat aan de norm voldoet, is overal leesbaar.

Wat u in volgorde moet doen

1. Zorg voor een ontvangstweg. In België betekent dat een private Peppol-toegangspunt. Zonder toegangspunt hebben uw leveranciers geen plek om te leveren.
2. Controleer uw ondernemingsgegevens. Ondernemingsnummer, btw-nummer, benaming, adres: daaraan wordt u herkend. Eén fout gegeven, en een factuur bereikt u misschien nooit.
3. Verwittig uw leveranciers en klanten langs welke weg u voortaan ontvangt.
4. Zorg dat u een ontvangen bestand kunt lezen. Ontvangen helpt niet als het bestand onleesbaar blijft op het moment dat u een bedrag of een termijn wilt nakijken.
5. Bewaar de originele bestanden zoals u ze hebt gekregen. Een afdruk is er alleen een weergave van.